Юбилей организации

Юбилей организации

Истоки зарождения традиции праздновать рабочим коллективом, достижения определенных результатов, возникли со времен объединения людей в группы. Все истории народов хранят рассказы великих торжеств, посвященных самым разным событиям – особенно пышно и пафосно во все времена, руководители старались отметить юбилей своего правления, важную дату со дня основания города, символический период жизни организации.

Празднование юбилея организации позволяет решить огромное количество самых разных задач, как для малых компаний, так и для огромных общественных объединений, например, руководства страны:

  • На период подготовки к юбилею можно сконцентрировать мысли всех членов организации на успешную реализацию мероприятия, и даже непримиримые группировки на время могут отложить выяснение отношений
  • В ходе подготовки включить позитивный творческий потенциал, не только сотрудников, но и любых сторонних людей из любых организаций, даже детей и пенсионеров
  • Рождение новых идей позволяет увереннее говорить о позитивных перспективах организации
  • Чем грандиознее масштаб мероприятия, тем больше сотрудники и все внешние наблюдатели проникаются величием организации
  • Юбилей даёт огромную возможность для пиар работы, можно писать и говорить о нем за год до проведения, затем обсуждать результаты даже несколько лет
  • Юбилей организации даёт отличную возможность уйти от любой негативной волны пиара и развернуть свои лучшие стороны для всех наблюдателей
  • В ходе организации крупного юбилея опытные руководители умело проводят нужные изменения в кадрах, маркетинге, финансах и др.
  • Серьезный юбилей позволяет объяснить всем сотрудникам и партнерам организации, почему стоит подождать с оплатами и еще на время «затянуть пояса»
  • Правильно организованный юбилей позволяет увеличить продажи своего товара или услуги, вывести на рынок новинку
  • Круглая дата юбилея – это отличная возможность пригласить политиков, VIP клиентов и даже руководителей, конкурирующих организаций для закрепления хороших отношений
  • Для компаний, активно работающих в медиа пространстве, юбилей – это возможность провести аудит отношений среди круга людей, располагающих «ключевыми ресурсами» для дальнейшей работы
  • Организация юбилея – это практически официальная возможность «подкормить» нужных руководителю ключевых сотрудников
  • Ярко организованный юбилей дает возможность передохнуть сотрудникам, в неформальном общении с поставщиками и партнерами, от серых однообразных рабочих будней и получить массу позитивных эмоций

В зависимости от специфики деятельности организации, истории, размера, географии работы, половозрастного состава сотрудников, могут быть еще десятки полезных аспектов в проведении юбилея.

Существуют сотни нюансов при организации юбилея, мы постараемся затронуть основные важные составляющие, на которые обращаем внимание, исходя из своего опыта.

История празднующей организации

 

Легендарный ореол возникновения, и как можно более бурный период становления любой организации, позволяет слагать целый эпос для всего своего окружения.

Чем длиннее период жизни, тем многограннее становятся возможности по наполнению плана сценария юбилея и легче сконцентрировать любые действия вокруг идеи работы – это касается всех, кто празднует 10, 15, 20, 25 и более лет.

Празднующим год основания, затем два, три, зачастую приходится намного сложнее, и они активно стараются задействовать креативные сценарии, для создания максимального впечатления у сотрудников, партнёров.

Иногда история развития изобилует таким количеством драматических сюжетов, что руководители стараются изо всех сил, во время проведения юбилея, показать всем – непредсказуемые времена закончились, дальше все будем двигаться по «ровной дороге».

Есть небольшое количество организаций, которые могут гордиться спокойным рождением, ежедневной кропотливой работой, без «трудового героизма» и обсуждений очередной рейдерской атаки в прессе – и уверенным празднованием юбилея, под графиками, демонстрирующих рост важных показателей.

 

Историческая основа и цели празднования юбилея определяют следующие составляющие организации мероприятия:

Пиар работа до и после

Время проведения

Место проведения

Кого приглашаем на юбилей

Выбор ведущего

Сценарий юбилея

Совместный юбилей с партнером или несколькими организациями

Дресс-код во время торжества

Зонирование при организации юбилея

Оформление площадки праздника

Подарки от гостей и гостям

Наполнение развлекательной части

Организация питания

Съемки фото, видео и интерактивная трансляция

Завершение юбилея

Структура затрат на юбилей организации

Собираем урожай после юбилея

 

Пиар работа до и после проведения юбилея

 

Масштаб деятельности организации и оперативные задачи определяют способы, инструменты информирования всего окружения о предстоящем юбилее.

Чем крупнее, старше организация, тем легче и проще попасть в новостную ленту СМИ. А маленьким новичкам приходится даже за деньги уговаривать региональные, местные издания, пропустить заметку о планируемом фееричном мега событии, посвященному такому-то юбилею этой организации.

Вот именно поэтому, мы все так редко слышим о праздновании даже круглых юбилеев в международных, федеральных корпорациях – им вполне достаточно провести праздник «для своих». А «своих» может собраться на целый дворец или даже стадион, руководству кажется, что внимания и так достаточно к юбилею, поэтому подключать СМИ никакого смысла нет. В редких случаях широкая публика узнает о таком праздновании, благодаря приезду звезды мирового или российского масштаба.

Для малого и среднего уровня организаций, проведения любого юбилея – это всегда шанс выйти за рамки небольшого круга лиц, которые уже и так работают с ними.

Решая эту задачу, разрабатывается целый комплекс действий, чтобы заинтересовать представителей власти, инвесторов, потенциальных клиентов, нужных партнеров. Часто, в рамках достижения целей привлечения внимания, приглашаются за вознаграждение медийные персоны, нанимаются известные артисты и об этом говорится в публикациях СМИ, пригласительных на юбилей, информационных ресурсах организации.

Во время празднования юбилея нанимаются лучшие фотографы, видеографы и журналисты, чтобы не только запечатлеть что и как было, но и подать событие в «нужном» ракурсе.

После проведения юбилея – сформированный пост отчет, целиком или частями, размещается на всех доступных ресурсах, а отдельные фотографии или кадры видео могут транслироваться годами в самых разных ситуациях. При успешном привлечении значимых медиаперсон, фотографии руководства с ними или рядом с символами организации (флаг, логотип на здании, узнаваемый продукт) украшают кабинеты, презентации, корпоративные сайты десятилетиями.

 

Время проведения юбилея

Время проведения юбилея

 

География и количество приглашенных гостей на юбилей являются главным фактором проведения, приведем два примера:

  1. Юбилей юридической компании в Москве, специализирующейся на сделках по коммерческой недвижимости в пределах столицы.

Коллектив, состоящий из нескольких десятков сотрудников, работающих и проживающих в Москве.

Все юридические аспекты работы и ключевые люди, благодаря которым решаются необходимые вопросы, тоже находятся в Москве.

Бизнес и деятельность основных клиентов тоже привязаны территориально к Москве, поэтому и находятся они или представители, с которыми ведет дела компания, часто в столице.

Получается, что организовать юбилей можно в ближайшем ресторане от офиса компании или за городом, что уже сложнее, так как клиентов, партнеров, сотрудников достаточно легко собрать около привычного места, но всегда сложнее организовать переезд в новое.

Поскольку все предполагаемые участники юбилея находятся в одном городе, поэтому сборы и дорогу до мероприятия, а затем и обратно до дома, затратят максимум несколько часов, то само событие может быть вполне организовано на два-три часа – это минимальный возможный формат, при желании, увеличивается до двух суток, но это уже максимум, на больший период гостей удержать вряд ли получится.

Многим гостям может быть вполне удобно заехать почтить вниманием партнеров, пожать руку руководителю, сказать тост и далее следовать по своим делам, не выделяя целый день на участие в юбилее.

 

  1. Юбилей страховой компании из Санкт-Петербурга, располагающей 12-ю филиалами в крупных городах России.

Мероприятие для подобной организации потребует тщательного анализа разных вводных – от количества сотрудников в филиалах, важности клиентской базы в том или ином городе, до физической возможности оперативно добраться до предполагаемого места проведения будущего юбилея.

Учитывая организационные издержки гостей торжества, однозначно необходимо планировать время на возможность отдохнуть перед мероприятием. Дать женщинам шанс спокойно менять наряды — на дневную, например, уличную часть, и перед вечерней шоу программой, а затем — заложить в план отдых гостей после мероприятия.

Оптимальное заявленное время проведения юбилея для такой организации – это два-три дня, но по факту торжественно-развлекательная часть один день, с утра до вечера. Остальные дни необходимо выделить на сбор гостей и отдых, проводы после события.

Лучшим днем недели для организации такого юбилея является пятница, по следующим причинам – далеко не все партнеры могут вырвать из графика два-три рабочих дня. Празднуя в пятницу юбилей, даем возможность самым загруженным людям сесть на самолет вечером в четверг и с утра пятницы целиком посвятить себя празднику, даже если после активного отдыха придется отсыпаться всю субботу – большинство деловых людей переживать не будет.

Мы увидели существенную разницу по времени проведения юбилея для двух разных организаций, в большинстве планируемых праздников для организаций, приходится учитывать намного больше факторов, влияющих на время, выделяемое для юбилея.

место

Выбор места для юбилея

 

Сейчас мы кратко опишем основные стандартные места проведения юбилея. В статье Выбор оригинального места для юбилея рассказано о креативных и экзотических площадках.

Традиционно выбираются следующие варианты:

  1. Офис, склад, производство организации
  2. Место на природе
  3. Пансионат, санаторий, турбаза, клуб загородного отдыха
  4. Банкетный зал, ресторан, кафе, центр развлечений в ТРЦ
  5. Отель, гостиничный комплекс

Мы расположили места, примерно в порядке готовности организации инвестировать финансы в проведение юбилея.

Наиболее часто скромно отмечают какие-либо юбилеи иностранные филиалы компаний в России, выделяя часто для этого не самый важный цех, корпус или часть офиса, пригласив кейтеринговую компанию, для организации минимального фуршета, пресса чаще всего и фотографирует данное мероприятие.

Аналогично отмечают юбилеи российские компании, у которых по разным обстоятельствам нет возможности ярко отметить свой праздник – это могут быть разного рода политические мотивы или реальные финансовые ограничения. Исключения представляют собой следующие ситуации – когда цех завода или логистический склад только построен, когда в офис ранее не приглашалась пресса, партнеры.

Выезд на природу очень привлекателен для большинства жителей мегаполисов и для руководителей любой организации, возможностью сэкономить, но сопряжен с огромным количеством организационных сложностей и риском испорченного праздника из-за непогоды. Отдельные трудности представляют собой обеспечение транспортировки, питания, уборки мусора, организация биотуалетов, когда число участников юбилея достигает сотен человек.

Учитывая все сложности выезда на природу, наиболее популярным местом проведения юбилея давно стали места 3 и 4 пункта, большой парковкой и возможностью гостям часть времени проводить на свежем воздухе, возможно, перемещаясь между помещением и шатром, беседками. Готовая инфраструктура позволяет не заботиться о бытовых мелочах и сосредоточиться на главных целях мероприятия. Уровень сервиса, кухни определяет имиджевую составляющую выбора таких площадок под юбилей.

Организациям, готовым вывезти своих сотрудников и пригласить партнеров на побережье, или даже за границу, предпочтительнее снимать полностью отель или гостиничный комплекс, включающий в стоимость проживания широкий спектр дополнительных услуг.

Камерное место для ограниченного количества приглашенных на юбилей, редко предполагает киловатты звука и бешенный фейерверк в конце мероприятия, видный за десятки километров. Но на яркое празднование юбилея накладываются другие ограничения при выборе площадки – окружающие люди (туристы, проживающие), зачастую хотят спокойствия (громкая музыка может быть исключена из программы), сотни припаркованных машин могут создавать серьезные неудобства и даже конфликты, а возможность запускать фейерверки, или даже китайские фонарики в небо, есть далеко не у всех городских ресторанов.

При выборе места для юбилея, когда на праздник приглашаются люди разного социального статуса, желательно обеспечить зональность и возможно организовать доступ, используя современные технические решения, например — выдавая карту, браслет, в местах перехода из одного зала в другой, поставить датчики с дружелюбной, но твердо исполняющей инструкции охраной. Это рекомендуется делать, когда на мероприятие приглашаются политики, бизнесмены, артисты, известные всему миру – желающих подойти сделать с ними селфи за вечер может превысить любые разумные пределы и довести гостей до бешенства.

Важный, но очень редко принимаемый во внимание нюанс из нашей практики: уточняйте даже у самых популярных и имиджевых площадках – есть ли у них места для переодевания, подготовки и питания артистам. К сожалению, нам не раз приходилось уговаривать не расстраиваться, и работать с душой артистов, после переодевания зимой на улице, в машине, или когда им предлагали перекусить стоя в коридоре. Спокойно к таким «мелочам» относятся только начинающие, но чем выше статут артистов, тем болезнее они воспринимают такое отношение, вплоть до отказа выходить на сцену.

Итак, место для проведения юбилея лучше выбирать на основе функционального совпадения потребностей мероприятия, не опираясь на кухню, обслуживание. В нашей практике есть опыт, когда мы организовывали юбилей в большом загородном коттедже, с нанятыми отдельно официантами, а еду привозили из четырех разных ресторанов.

 

Юбилей организации

Кого приглашаем на юбилей организации

 

Любой юбилей – это отличная возможность хорошим нужным людям проявить уважение и помириться с остальными полезными.

Список приглашенных на юбилей всегда определяется целями мероприятия. Далее мы не рассматриваем задачи организации скромного мероприятия для сотрудников склада, производства или офиса – для этого взаимодействие с нашей Event компанией не требуется. Мы рассматриваем только проведение юбилея, подзадачами которого являются донесение определенных идей из широкого круга нужных организации людей и компаний.

Практически каждому руководителю хочется пригласить на грандиозный праздник бывших партнеров, сотрудников, клиентов, мнение которых имеет значение для него, особенно, если расставание произошло в трудный и переломный момент становления организации. Но категорически этого делать не стоит – лучше после юбилея пошлите ссылку на красивый отчет о мероприятии.

Составление списка для приглашения на юбилей организации – задача, требующая ювелирной политкорректности и стратегического чутья на людей, ресурсы и связи которых необходимы для развития в будущем. Для этого нужно иметь качественный план развития организации на ближайшие годы и понимать, благодаря каким организациям, и занимающим в них ключевые посты людям, возможен успех или противодействие – именно эти люди должны быть приглашены на юбилей.

Сотрудники организации однозначно важны, необходимо показать тех, кто стоял у истоков и вынес на своих плечах все тяготы становления, при условии, что именно на этих людях делается ставка на будущее развитие – тогда это отличные и нужные люди на юбилее. Но часто для завоевания новых рубежей, требуются новые люди – как говорил Фридрих Ницше: «Нужны новые уши, чтобы услышать новую музыку!». Последние десятилетия жизнь кардинально изменилась, для дальнейших успехов практически любой организации необходимо на ключевые посты ставить новых амбициозных сотрудников. Крупный юбилей – это отличная возможность познакомить перспективный кадровый резерв с акционерами, людьми из власти, медиаперсонами, учредителями крупных клиентов и поставщиков.

Важно при составлении списка гостей учитывать следующие тонкости:

  • Приглашайте только тех, кто позитивно относится к организации, даже сомнение о том, что гость может публично высказать критику – ставит однозначно вопрос о его персоне.
  • Приглашая представителей разных компаний и медиаперсон, желательно, как можно лучше изучить круг друзей и недоброжелателей каждого, так как случайные разборки на вашем праздники явно не улучшат настроение всех гостей.
  • При возможности пригласить сразу много медиаперсон и людей из категории VIP, стоит очень осторожно это делать, так как им всем необходимо оказать внимание – от места рядом с руководством организации, празднующей юбилей, до внимания гостей, артистов, журналистов.
  • Ограничивайте круг потенциальных и действующих клиентов, дилеров, поставщиков – во многих рынках руководители знают друг друга в лицо и организация может потерять в имидже, если присутствующие решат, что юбилей превращен в продажную презентацию товаров или услуг.
  • Не приглашайте, даже очень хороших друзей и партнеров организации, которые любое событие превращают в собственную пиар компанию и у них действительно получается переключить основных гостей на себя

Определившись со списком гостей, необходимо выделить ответственного сотрудника для грамотного приглашения всех будущих участников юбилея. По возможности, необходимо, как можно раньше начинать телефонные звонки и понимать, кто и как реагирует на приглашение. За 3-4 месяца до мероприятия можно уже примерно определиться с будущим количеством гостей, чтобы планировать основные параметры юбилея – какую площадку выбирать, чем кормить, и как лучше формировать наполнение праздника. За месяц необходимо повторить звонки, чтобы получить подтверждение участия или отказ, всем готовым приехать — выслать всеми возможными способами информацию о месте, времени, дресс-коде, меню, развлекательной и деловой программе, присутствии представителей власти и СМИ, любых медиаперсон. За неделю, затем и за 2-3 дня обязательно напомнить гостям о предстоящем событии всеми возможными способами – звонок, смс, сообщение в мессенджере, электронная почта, социальные сети. Такая активность со стороны организации только приветствуется и показывает, что присутствия определенного гостя важно! Это намного лучше, по сравнению с отрицательными примерами – когда гости едут непонятно куда, совершенно не понимая формата мероприятия, покормят ли там или стоит заехать перекусить, кто там будет и придется ли скучать или участвовать в банальных свадебных конкурсах.

Чем выше социальный статус гостей – тем больше они любят определенность во всех деталях. Нам много раз приходилось высылать гостям не только фотографии будущего оформления места под юбилей, но и меню, список приглашенных СМИ, возможных медиаперсон, подробную программу деловой и развлекательной части.

 

Выбор ведущего на юбилей

 

Успешный выбор ведущего не субъективен, как может показаться на первый взгляд. Чем больше задач, которые нужно решить в ходе празднования юбилея, тем четче необходимо формулировать каждую из них в ходе задания. Ведущий – это всегда лицо и душа праздника. В качестве стандартной подготовки считается нормой, когда ведущий за две-три недели приезжает к главному руководителю организации празднующей юбилей и общается не только по сценарию праздника, согласовывая фразы, интонации, шутки, правильное произношение фамилий упоминаемых гостей, но и находит хорошее человеческое взаимопонимание с первым лицом. Если этого контакта не удалось настроить, то лучше сразу же пригласить другого ведущего. Не стоит гнаться за известными именами – качественное понимание друг друга с полуслова важнее в десятки раз, чем дискомфорт и мысли руководителя, что мол перед ним профессионал, а он чего-то сам не понимает. Хороший пример – это танцы, где партнеры чувствуют друг друга без слов!

При важных задачах в ходе юбилея, желательно отрепетировать все выступления первых лиц компании с ведущим не один раз. У нас есть опыт, когда мы 7 дней подряд встречались с ведущим каждый день, чтобы отработать все важные детали будущей для него работы.

Для разных действий, в ходе проведения юбилея, можно задействовать разных ведущих, например: для деловой части — один, для тимбилдинговых игр — другой и для вечернего шоу приглашается третий.

Выбор между мужчиной или женщиной в роли ведущего необходимо осуществлять на основе гендерного состава гостей:

– для дам бальзаковского возраста, лучше выбирать ведущего мужчину до 35 лет

— для молодых мужчин до 33 лет, можно поставить ведущую девушку до 30 лет

— для девушек до 30 — мужчину от 35 до 45

— для смешенного состава, где средний возраст за 40 — лучше мужчину за 50 лет

При использовании в продвижении образа мужчины или женщины от Вашей организации, вышеперечисленным советам можно не следовать, а лучше выбрать ведущего, лучше всего подходящего по типажу с рекламным образом.

Обязательно ведущий должен быть посвящен в основы деятельности организации и понимать хотя бы основы внутренней, внешней политики, чтобы при любой реплике, шутки гостей, мог среагировать в нужном ключе.

Мы еще вернемся к аспектам выбора ведущего в следующей главе, посвященной сценарию юбилея. 

 

Сценарий юбилея организации

Сценарий юбилея организации

 

 В мировой практике, вероятно, каждый день рождается новый оригинальный сценарий проведения юбилея – нам известны сотни. Мы условно разделили сценарии на следующие форматы:

 

Официально-банкетный – просто и всем понятно, состоит из двух частей.

В первой — торжественные речи, где все слушают, в зале или ресторане, затем во второй части — выступают разные артисты, с ведущим или без, заканчивается танцами или конкурсами. Все мероприятие можно провести в один день и в одном зале.

Плюсы – минимум затрат, минусы – сложно внести креативную составляющую.

 

Производственно-самодеятельный – к производственным официальным отчетным речам добавляется активное участие самых разных сотрудников (устно или в заранее снятых видео роликах, фото-коллажах – аналог стенгазета из советского прошлого). В развлекательную часть активно вовлекаются члены коллектива, с песнями, пьесами, другими постановками. Можно провести в один день или растянуть на несколько, по желанию. Плюс – можно еще сильнее сэкономить, но минус – это серьезный риск потерять лицо руководителям подразделений, если их подчиненные не справятся или «плохо» подготовятся. При организации подобных форматов юбилея коллектив должен находиться в одном здании, иначе у каждого отдела будет «свой» взгляд на будущий праздник.

 

Реализация идеи – сложный и интересный формат, требующий серьезного проектного подхода и активного участия топ-менеджмента.

Берется определенная идея и все выступления, видео ролики и многое другое, как на елку, дополняют выдвинутый лозунг. Примеры – вывод нового продукта, реализация ноу-хау в серии продуктов, вызов со стороны рынка по сервисным показателям, улучшение качественных показателей в определенных бизнес-процессах компании и др. При реализации подобного формата юбилея, происходит по сути реинжиниринг бизнеса компании, и руководству зачастую удается «протолкнуть» разные идеи, которые обычным способом реализовать не получается. Реализация со стороны исполнителя, зависит от самых разных вводных, со стороны заказчика.

 

Тематический формат, не связанный с производственными задачами (стиляги, пиратский и пр.) – такие юбилеи часто празднует руководство, когда все хорошо и хочется просто отдохнуть. В таком формате снимается турбаза или хороший загородный отель, нанимаются тимбилдинговые и экскурсионные компании, для разнообразного отдыха сотрудников и партнеров. Деловые разговоры проходят за кружкой чая, бокалом вина или шашлыками. Заодно могут быть приглашены любые артисты (вплоть до массажистов, гадалок) или бизнес-тренера для разнообразия отдыха.

 

Выбор определенного формата сценария подразумевает за собой фокусировку на подзадачах – от выбора ведущего, площадки, оформления, дресс-кода для гостей, до времени, выделяемого на юбилей и атмосферой всего мероприятия.

Юбилей с партнером или несколькими организациями

 

Юбилей организации

Такой формат все чаще встречается в последние годы, так как деятельность многих организаций бывает настолько переплетена, что деятельность одной, практически невозможна без другой.

При организации совместного юбилея двух и более организаций, все вышеперечисленные аспекты уместны – необходимо обязательно подключать на всех этапах руководителей организаций, участвующих партнерами в праздновании.

Желательно без присутствия подрядчиков руководителям договориться о следующих вопросах:

  • Порядок представления организаций и первых лиц
  • Порядок рассадки руководителей организаций
  • Порядок рассадки сотрудников организаций
  • Порядок рассадки гостей
  • Выделить одного ответственного человека за организацию юбилея
  • Поставить одного человека со списков для встречи всех гостей
  • Как в проектном менеджменте письменно согласовать все статьи бюджета мероприятия и определиться с долевым участием в финансировании юбилея
  • До и после мероприятия пиар сопровождением должен заниматься один человек, с предоставлением отчетов всем партнерам

Для людей из разных организаций, мало знакомых о столь тесном сотрудничестве Ваших организаций, желательно заранее подготовить подробный информационный анонс мероприятия, где будет рассказана вся история тесного сотрудничества партнеров по юбилею.

 

Дресс-код во время проведения юбилея

 

В наш демократичный век уже стало принято посещать любые мероприятия в той одежде, как комфортно гостю. Многие руководители организаций не придают значения о специальном дресс-коде для себя и своих гостей.

При желании качественно дополнить задуманную в сценарии атмосферу, мы рекомендуем обозначить со стороны организации празднующей юбилей, оптимальный внешний вид для гостей, и конечно, самим соответствовать заявленному.

Большинство гостей с удовольствием включаются в такую игру, даже, несмотря на то, что иногда наряд приходится заказывать для единственного мероприятия и в обозримой перспективе мало шансов его надеть хотя бы раз.

Наиболее частые форматы дресс-кода современных юбилеев:

  • Casual
  • Коктейльный стиль
  • Вечерние платья и фраки
  • Стиль Авангард или Кантри
  • Стиль Гламур или Винтаж
  • Деловой официальный стиль
  • Демократический (джинсы и пр.)
  • Светлые тона одежды – идея максимум White Party
  • Черно-белый
  • Гавайский стиль (яркие летние цвета)

При создании веселой атмосферы ведущему можно смело обыгрывать наиболее соответствующие наряды гостей заявленному дресс-коду юбилея и шутливо журить тех, кто не соответствует. На эту тему хорошо входят в программу разные конкурсы, например — на выбор королевы или пары вечера в лучших одеждах.

 

Зонирование при организации юбилея

 

Как мы уже упоминали, когда количество гостей превышает 100-200 человек и формат мероприятия предполагает присутствие VIP и медиаперсон, то оптимальным решением будет выделить определенные помещения для размещения участников юбилея.

Особенно это становиться актуальным, когда на юбилей приглашены потенциальные партнеры или те, с которыми идут активные переговоры по важным вопросам. При решении задач успешности переговоров, знакомства ключевых сотрудников с потенциальными клиентами важно исключить фактор случайного получения ненужной информации. Идеальным решением становится выделение отдельной площадки с охраной, а всем присутствующим в этом помещении объясняется, что они VIP гости. Необходимо учесть отдельную возможность от остальных гостей для курения, туалеты, даже дополнительный вход и выход.

Иногда сразу не хочется создавать излишний официоз вокруг определенных гостей, тогда, можно задействовать вариант разделения участников юбилея после официально-торжественной части. Практически сразу объявить, что желающим потанцевать и поиграть в конкурсы необходимо пройти в это помещение, а желающим пообщаться друг с другом — в другое, для готовых общаться с журналистами — в третье и т.д. Аккуратно при этом определенным гостям можно сообщить, что для них предусмотрена отдельная программа, где как раз можно создать условия для нужных переговоров.

 

Оформление площадки праздника

 

Наиболее часто оформление происходит в трех форматах:

Ярко празднично – цветами, шарами, тканями, цифрами и буквами (дату юбилея и название организации). Оформляется входная зона, стены, потолок, столы, стулья, сцена.

Официально – только цифры и название организации, на баннере или экранах. В остальных элементах присутствует минимализм или только оформление цветами.

Тематически – креативная составляющая в этом варианте не знает границ. На эту тему вы можете почерпнуть вдохновение в статье Креативные форматы оформления юбилея.

Мы рекомендуем не тратить излишние ресурсы на создание впечатления на гостей, забывая при этом, про остальные составляющие праздника – главной задачей всегда остается отличное настроение участников юбилея.

 

Подарки от гостей и гостям

 

На юбилей организации, как правило, гости приходят без подарков, за редким исключением, когда организация явно ассоциируются у гостя с личностью руководителя.

Наиболее часто гости приносят подписанные документы, заявки на продукцию или услуги или торжественно объявляют о старте совместного проекта – это и является хорошим подарком с их стороны.

Организация напротив, старается использовать юбилей, как отличный шанс для информирования гостей о всех своих возможностях, бывает что даже через чур – на одном из юбилеев гостям дарили пакеты, наполненные образцами продукции, сувенирами, буклетами, такого веса, что большинство женщин волочили по полу, не в силах нести их.

Подарок гостям часто стараются оформить в нематериальный вид, например в виде выступления популярного артиста, с последующей раздачей автографов и фотоссесией.

Большинство гостей благосклонно воспринимают любые подарки от организации празднующей юбилей, поэтому стоит пользоваться этой традицией по максимуму.

 

Артисты на юбилей

Наполнение развлекательной части

Этот блок вытекает из целей, заложенных в сценарии, поэтому мы кратко перечислим основные стандартные пожелания празднующих юбилей:

— Аниматоры, мимы

— Музыканты, DJ

— Скрипачи, саксофонисты, арфистки

— Вокалисты, кавер-группы

— Музыкальные оркестры

— Шоу-балеты и танцевальные дуэты, Go-Go

 

Шоу-программы:

— Бармен-шоу

— Силовое шоу

— Шоу на полотнах и кольце

— Шоу в бокале

— Акробатические номера

— Ледовое шоу

— Шоу Поющие бокалы

— Шоу перевернутых картин

— Скрипичное световое шоу

— Шоколадное шоу

— Сигарное шоу

— Лазерное шоу

— Песочное шоу

— Шоу световых картин

— Шоу иллюзиониста

— Пародисты и двойники

— Японское шоу

— Светодиодное и зеркальное шоу

— Афро шоу

— Шоу барабанщиц

— Экстремальное шоу с крокодилом и рептилиями

— Шоу с саблями

— Огненное фаер шоу

 

На welcome:

— Живые статуи

— Леди-фуршет и Леди-букет

— Зеркальные люди, мимы

— Человек-пружина

— Стилизованные ростовые куклы

— Ходулисты, джамперы

— Интерактивные игры

— Винное казино

— Шаржист

— Микромагия

— Пирамида с шампанским

— Шоколадный и сырный фондю

— Фруктовые композиции и полотна

— Сладкий кенди-бар

 

Важно не переусердствовать, чтобы юбилей не превратился в обычный концерт, где гости являются только зрителями. Развлекательная часть должна только красиво дополнять главную задачу – общение гостей на тему юбилея организации.

Заканчивать развлекательную часть рекомендуем танцами, большинство современных жителей мегаполисов проводят огромное количество в офисах и за рулем машин в пробках, поэтому с огромным удовольствием отдыхают под современную музыку.

 

Организация питания

 

В наших традициях раньше принято было, что большая часть юбилеев проводилась только за столом, поэтому часто затраты на питание гостей составляли до 90% бюджета мероприятия.

Мы настоятельно рекомендуем не следовать этой разорительной традиции, тем более, что большинство гостей приезжают на юбилей явно не с целью утолить физический голод. Особенно когда юбилей рассчитан по времени на один вечер. В таком формате вполне достаточно организовать легкий фуршет из напитков и закусок.

Когда организация своей деятельностью, происхождением или составом учредителей явно представляет определенную страну или нацию, то организовать угощение на юбилее национальными блюдами будет воспринято гостями положительно и даже может поспособствовать ассоциативному запоминанию вкуса с имиджем юбиляра.

VIP гости могут прислать заявку на индивидуальное меню – это стоит согласовать с поваром места проведения юбилея или заказать отдельно. Если это очень специфические пожелания, хорошим тоном будет сообщить такому гостю, что специалистов по индивидуальному приготовлению у Вас нет и предложить рекомендовать Вам хорошего повара необходимых блюд.

При праздновании юбилея не один день, нужно обеспечить гостям разнообразное питание. Хорошим решением для совмещения приготовления еды и шоу считается организация кулинарного шоу, с мастер-классами от шеф-повара и соревнованиями среди гостей, чаще на природе.

Сочетания закусок, горячих блюд, десертов, напитков и алкоголя зависит от задач юбилея.

 

Съемки фото, видео и интерактивная трансляция

 

Количество гостей и задачи юбилея, определяют уровень и количество специалистов, осуществляющих съемку.

Когда необходимо за вечер сфотографировать каждого гостя и желательно, чтобы получился не один кадр, а как минимум несколько и с разными гостями, с руководством организации, то расчет необходимо производить так, чтобы на 100 участников юбилея приходился минимум 1 фотограф.

Рекомендуем всегда оформлять в стиле организации фотозону, наиболее просто это сделать с помощью баннера – для удобства гостей, желающих получить фотографию со своим участием в юбилее.

При желании получить разные интервью и хороший видео материал – видеоператоров лучше сразу заказывать от 2 человек (2 камеры!).

Для федеральной и международной компании хорошим дополнением является организация прямой видео трансляции юбилея в интернет, современные решения позволяют через Internet обеспечить одновременный доступ до 500 человек, в разных частях мира, практически бесплатно. Многим, кто не смог приехать будет приятно дистанционно ощутить дух юбилея и при желании руководителя можно включить в программу видео поздравления гостей с разных городов и стран.

 

Вынос фирменного торта

Завершение юбилея

 

Традиционное завершение – это вынос фирменного торта с датой юбилея и фейерверком на улице. В зависимости от количества гостей, торжественное угощение тортом от руководителя организации может быть чисто символическим – не может же он стоять и резать кусочки торта для трехсот человек, да и какого размера должен быть торт?

Торжественные слова благодарности от руководителя могут содержать призыв к полезному действию для организации, например — предложить заходить всем на сайт или группу в социальных сетях для скачивания фотографий, видео после юбилея, а заодно и для поддержания деятельности организации.

 

Структура затрат на юбилей организации

 

Базовый вопрос, который всех интересует – это стоимость проведения юбилея.

При определенных партнерских отношениях прямые финансовые затраты могут быть равны нулю. Этими возможностями часто пользуются государственные и общественные организации, специалистам Event компании Празднуем юбилей приходилось быть соорганизаторами таких мероприятий. Реализуется это за услуги, возможность пиара на мероприятии или просто на дружеской ноте. Но похвастаться такие мероприятия, идеальным исполнением всех участников праздника, могут редко.

Максимальная сумма, потраченная на юбилей, может превышать сотни миллионов долларов. Наш коллега, организатор мероприятий, рассказывал, что участвовал в реализации юбилея в г. Мончегорск Мурманской области, для компании Норильский никель, по его словам развлекательная часть состояла из 12 часового марафона выступлений десятков звезд российской эстрады. Стоимость только шоу программы, без трансферов, питания, проживания и многих других затрат была десятки миллионов рублей.

 

В зависимости от целей, подбираются инструменты реализации, ниже мы приведем список наиболее значимых статей в структуре затрат на организацию юбилея:

 

Статья затрат Доля в структуре затрат
Питание до 90%
Развлекательная программа

до 90%

Аренда базы, отеля и пр.

до 60%

Оформление площадки

до 30%

Индивидуальный пошив одежды

до 30%

Пиар сопровождение

до 20%

Услуги компании организатора

до 20%

Транспортные издержки

до 20%

Подарки гостям

до 20%

Съемки фото, видео до 10%
Печать баннера, пригласительных и пр. до 10%
Креативный сценарий до 5%

 

Из нашего опыта видно, что большая часть денег обычно тратиться не на самые нужные статьи затрат, которые мало влияют на удовлетворенность гостей юбилеем и донесением информации о прошедшем мероприятии нужным людям.

На наш взгляд, в большинстве мероприятий, мы однозначно можем помочь сэкономить до 30-40% бюджета, и качественно увеличить достижение запланированных руководителем организации поставленных целее, в результате проведения юбилея.

 

Собираем урожай после юбилея

 

Проведя грандиозный праздник, каждой организации хочется, чтобы он дал результаты на годы и многократно окупил себя с самых разных сторон. Как этого достичь?

На наш взгляд, эти цели, конечно, нужно качественно планировать, только задумавшись о проведении юбилея.

Определившись со стратегией развития организации, необходимо максимум затрат выделить не на то, чтобы накормить или повеселить тех, кто каждый день работает в организации или пользуется услугами, покупает товары, а на новых партнеров. При невозможности пригласить или привезти и показать достижения компании на юбилее, необходимо оплатить дорогу, проживание и публикации той прессы, блогеров, информационных порталов, которые регулярно читают Ваши потенциальные клиенты, партнеры. Стоимость таких затрат сопоставима со средним чеком угощения десяти человек в стандартном московском ресторане, а результативность в сотни раз выше.

Осуществив подобные действия о достижениях организации, отпраздновавшей свой юбилей, узнают самые разные люди и организации, которые Вам необходимы для дальнейшего развития, что существенно обеспечит работу Вашим маркетологам, специалистам по продажам и руководителям.



Материал подготовлен специалистами Event-агенства Празднуем юбилей

(при использовании текстов агентства, ссылка на источник обязательна)

 

Share Button
Закладка Постоянная ссылка.

Добавить комментарий