Как празднуют свой юбилей организаторы праздников?

Как празднуют свой юбилей организаторы праздников?

Как мы организовали юбилей нашему руководителю Анне Легендепрофессиональному организатору мероприятий?

Этот вопрос последние полгода является самым хитовым из всех, которые нам задают про нашу работу.

(Все цены примерны и приведены на апрель 2019 года, место действия — город Краснодар, автор статьи – Греднев Илья).

 

Для справки:

Анна Легенда является учредителем и руководителем следующих компаний:

На основе справки становится понятно, что требования, как к этой статье, так и к прошедшему юбилею Анны были весьма высоки, но мы относимся ко всему с хорошей долей юмора, как настоящие организаторы креативных и приятных событий!

Вводные при организации юбилея Анны Легенды:

  1. У нас в феврале-марте был сплошной аврал из череды разносторонних заказов, а к концу апреля планировалось открытие грандиозного развлекательного центра, поэтому о дне рождении до начала апреля даже не было мыслей и планов.
  2. В начале апреля мы поняли, что инвестор отложил покупку центра и у нас гарантированно будут свободны первые дни мая от крупных заказов, так как любые крупные мероприятия планируются минимум за несколько месяцев.
  3. Примерно 5-7 апреля мы однозначно решили, что Юбилею Анны быть, и сели составлять список, кого приглашать. Это ОЧЕНЬ сложная задача для нас – так как ежемесячная оперативная работа ведется с несколькими сотнями человек, а совокупная актуальная выборка всех хороших людей, с кем регулярно поддерживаются контакты последние годы, превышает семь тысяч человек. Как выбрать, кого приглашать?
  4. Мы решили, что сначала определимся с примерным списком, кого и для чего мы хотим их позвать на юбилей, а затем уже будем решать остальные задачи – сценарий мероприятия, выбор места, меню и прочее.
  5. После нескольких дней ночных бдений (днем надо работать), над получившейся таблицей мы поняли, кого и зачем мы хотим пригласить, и это определило все наши дальнейшие планы. Мы решили позвать тех, с кем можно будет действительно весело отдохнуть, кому не важен наш социальный статус, место проведения, и кто однозначно не будет смотреть косо на наших других гостей – пафоса и фарса нам хватает в жизни и так постоянно на мероприятиях заказчиков! В итоге у нас получилось, что нужно пригласить 92 человека.
  6. 11 апреля мы начали приглашать, чтобы, как можно быстрее понять, сколько, хотя бы примерно, человек скажут ДА, так как от этого количества зависят все дальнейшие параметры мероприятия – выбор площадки, ассортимент еды, алкоголя, наполнение развлечениями и вообще весь бюджет.
  7. Примерно к вечеру 14 апреля мы уже понимали, что гостей будет не больше 50 человек и мы уже понимали основной состав, в том числе и географию проживания, семейный состав (это очень немаловажные аспекты, кто откуда приедет и когда примерно уедет по разным причинам).
  8. На основе вышеперечисленных вводных мы приступили к планированию будущего юбилея.

Ресторан Потемкин Краснодар

Выбор площадки для юбилея

Большинство наших заказчиков рассчитывают получить прямую зависимость от стоимости аренды и еды ресторана, банкетного зала – мол чем все дороже, значит будет и качественнее, но мы отлично знаем, что это не так. Зная настоящую «кухню», в прямом и переносном смысле этого слова, мы решили площадки, где просят дороже 2,5 тысяч рублей с одного человека, вообще не рассматривать, хотя именно в этих заведениях, в большинстве случаев, работают наши артисты и проводят мероприятия заказчики в Краснодаре.

Мы решили быстро обновить наши представления о рынке, что предоставляется всем группам наших заказчиков и стали, используя все возможные справочники ресторанов, банкетных залов, отелей — искать площадки, удовлетворяющие следующим требованиям:

  1. Это не должен быть исторический центр города, так как на 2 мая (это дата юбилея) все улицы там перекрыты и приехать уехать просто не возможно.
  2. Это должно быть место обязательно с удобной парковкой, так как мы ожидали минимум 20 гостей на машинах.
  3. Обязательно должна быть уличная площадка для пиротехнического шоу представления вечером.
  4. Стоимость полноценной еды с гостя не должна превышать 1 800 рублей с человека.
  5. Повара должны спокойно в требуемую себестоимость заложить разнообразное меню, а не один вид горячего с салатом (как нам предлагали некоторые).
  6. Место для юбилея должно быть легко трансформируемым и гибким для проведения разных задач.
  7. Должно быть обязательно место/комната для переодевания артистов и гостей, а лучше две комнаты.
  8. Должна быть возможность разместить/повесить/прикрепить или быть в наличии звуковая и световая аппаратура.
  9. Должен быть хороший подход к столам с разных сторон, как для гостей, так и для официантов.
  10. Администратор/управляющий площадки должен быть адекватным человеком с опытом, короче нам понравиться с первого звонка до личной встречи.
  11. Про чистоту и приятный антураж, возможно и не стоило писать, но раз пишем подробную статью, то упоминаем.

Когда мы стали выбирать ресторан, делая звонки, к нашему удивлению, именно в этот ценовой критерий попала всего одна площадка из примерно 190 звонков (мы делали звонки в незнакомые места). Большинство цен были выше, несмотря на заявленные ценовые критерии на сайтах, многие так и говорили: «Ну вы должны понимать, что это рекламная цена, за эти деньги ваших гостей никто кормить не будет!».

Второе открытие, которое мы получили изучая рынок, что добрая треть площадок сразу падала в цене до 1200-1400 рублей и сами же оправдывались, что мол мы понимаем, что у всех в майские праздники в городе пусто, поэтому мы готовы пойти на встречу, только приходите к нам.

Следующий шаг который мы естественно решили предпринять – это поторговаться дальше и это принесло результат, мы получили два десятка площадок, которые готовы были закрыться для нас полностью на 2-е мая за 1100-1200 рублей с нашего гостя (мы называли количество от 40 до 50 человек, для понимания суммы), эта стоимость без алкоголя, торта, фруктов.

Проехав по площадкам, в том числе отказавшись от некоторых, по отзывам на разных сайтах и делая повторные звонки, мы выявили много деталей – в итоге остановились на ресторане «Потемкин». Встретившая нас администратор показалась адекватной и на все профессиональные вопросы мы получили адекватные ответы, как нам казалось тогда, и мы многократно ее предупредили, что сами постоянно занимаемся организацией мероприятий, как минимум на каждом десятом — обеспечиваем кейтеринг, и как минимум на одном в квартал — сами лично организовываем питание (готовим самые разные блюда). Потом, уже во время мероприятия, мы поняли, что доверять не проверенному человеку нельзя, чтобы он ни говорил, но в тот момент, мы повелись на проекцию личной картины мира – «мы так уверенно никогда не стали бы все это говорить, если бы не разбирались в этом, и тем более не собирались это выполнять». Наша ошибка, что мы не поставили контролера, проверяющего количество выносимых напитков, блюд и вынос торта. Всем организаторам юбилеев на заметку, что не важно какого уровня ресторан – такой человек жизненно необходим и предупредить о том, что он выйдет от вас лучше заранее, так как у рестораторов сразу «вдруг» могут поменяться расчеты и даже вообще планы по обслуживанию вашего мероприятия.

С площадкой мы определились, до 25 апреля внесли 50% от суммы в качестве аванса и первого мая вечером завезли алкоголь с напитками и пр.

Второго мая с 12 часов дня приехали декораторы, затем музыка и свет, мимы и фото, видео операторы.

Ровно в 24:00 мы последним активным гостям уверенно сказали, что через 10 минут мы сами покидаем место празднования и уезжаем домой – таким образом время проведения самого мероприятия составило ровно 12 часов.

Как выглядела площадка во время юбилея хорошо видно на фото и видео (см. ниже).

Приглашение гостей и выбор алкоголя на юбилей

Приглашение гостей и выбор алкоголя на юбилей

Этот подзаголовок читается скорее удивительно, но именно через выбор алкоголя мы решили сразу несколько задач:

  1. Когда нам надо было определиться с едой, кто точно приедет и примерно когда, мы решили, что вопрос про количество алкоголя никого не удивит и не обидит, в отличие от возможного вопроса: «А сколько вы планируете съесть салата и мяса?». Согласитесь, что вопрос: «Сколько и какого алкоголя покупать лично на тебя дорогой друг?» — выглядит намного лучше.
  2. После ответов про алкоголь мы получили более качественное понимание, кто точно планирует приезжать, так как несколько человек ответили, что лучше пока не покупайте, так как они еще определяются. Несколько человек ответили, что они будут за рулем. Пару человек ответили что будут позже и им все равно. Еще один отписался, что он возьмет с собой 5 литров коньяка — и это будет его подарком на юбилей.
  3. А теперь самое интересное – получив ответы по предпочтению вина, водки, коньяка, мартини, мы запланировали не только рассадку гостей, но и перераспределили наш стол по накрытию блюд. Кто хорошо и много работает с кейтерингом, понимает, что сочетание определенных напитков влечет за собой и вкусовые предпочтения в еде.
  4. Еще интересное наблюдение, что по ответам про алкоголь мы получили рассадку очень близких по темпераменту и вовлеченности в события мероприятия гостей – можно сказать, что это своего рода ноу-хау (но это шутка конечно). Фото табличек по рассадке гостей на фото.

Сценарий юбилея и выбор развлекательных программ

Сценарий юбилея и выбор развлекательных программ

Развлекательное наполнение юбилея – шоу, конкурсы, игры, это то, что остается в памяти всех: юбиляра, гостей, зрителей просматривающих фото и видео. Но подвести разных людей к конкурсам и даже просмотру шоу, тоже надо уметь, и делать это в рамках идеи сценария, и конечно, с помощью профессиональных ведущих.

Мы решили задать идею юбилея очень просто и понятно каждому – этот день счастья и радости для Анны Легенды, даже придумали хештег #happylegenda. Центральной задумкой стал импровизированный вид интервью, где гости приглашались парами и каждому предлагалось с юмором ответить на разные вопросы про Анну, и затем в микрофон пожелать в честь юбилея тост. Общение гостей сочеталось с танцами, шоу выступлениями артистов, интерактивными конкурсами – мы срежиссировали баланс между эмоциями, движениями и количеством времени на еду с выпивкой. Дальше мы, руководствуясь этой идеей, стали комплектовать все составляющие праздника:

  1. Выбор компании декоратора, кто и как должен оформить фотозону, кенди бар — можете подробно прочитать в статье Оформление деловых и развлекательных мероприятий. Учитывая все аспекты, перечисленные в статье и накладываемые ограничения по времени (компанию мы привлекали меньше, чем за две недели до мероприятия) и бюджету (стоимость такого оформления фотозоны и кенди бара — около 20 тысяч рублей), мы выбрали компанию Ok Dekor. Хочется особое внимание обратить на использование самых модных форм шаров для весны 2019 года.

Ведущий на юбилей

       2. Ведущих мы выбирали особенно тщательно, и выбор двоих был не случайным, так как даже самые проверенные могут подвести в самый ответственный момент, для этого был приглашен второй.

Основным выбрали ведущего Дмитрия Лихачевского из Ростова – детали сценария, шутки и тайминг согласовывали с ним (стоимость с 15:00 до 21:00 около 25 тысяч рублей), как он ведет можете оценить просмотрев видео ниже.

Ведущего Валерия Попова пригласили для сотрудничества первый раз – это был своего рода эксперимент, мы можем себе это позволить на своих мероприятиях, так как его портфолио и промо ролики вызвали однозначное желание начать сотрудничество (стоимость с 17:00 до 23:00 около 20 тысяч рублей).

      3. Свет и звук, а так же музыкальное оформление обеспечил DJ Uralsky (стоимость с 15:00 до 23:00 около 15 тысяч рублей).

      4. Гостей на входе встречали мимы (стоимость 3 тысячи за артиста в час). Это важный элемент создания атмосферы, особенно для самых пунктуальных людей, так как они приходят чуть раньше или вовремя и вынуждены грустить в ожидании начала мероприятия. Именно для превращения с первым же гостем всего юбилея в праздник и были приглашены мимы.

      5. Выступление саксофониста Никиты Сильвера (стоимость 15 тысяч рублей).

      6. Шоу перевернутых картин Art Lumen (стоимость 40 тысяч рублей).

       7. Выступление акробатов Шоу-театр «Лотос» (стоимость 5 тысяч рублей).

       8. Домашний кондитер Агафонов Андрей

       9. Сладости и дизайнерский торт от Галереи авторских тортов «8 нот» (стоимость 12 тысяч рублей).

       10. Съемки фото и видео Олег Лавров (стоимость 15 тысяч рублей).

       11. Съемки фото Владимир Ананьевский (стоимость 7 тысяч рублей).

       12. Съемки фото Юрий Карпов (стоимость 7 тысяч рублей).

       13. Фаер шоу от Театр-Огня «Адреналин» (стоимость 40 тысяч рублей).

Фаер шоу от Театр-Огня "Адреналин"

Организация питания

Как уже понятно, мы решили не концентрироваться на питании — мой прошлый юбилей вообще сделали в фуршетном формате, без горячего, но опыт показал, что приезжая издалека, гости рассчитывают на полноценную возможность покушать.

Торт на юбилей

Мы спланировали угощение гостей следующим образом:

  1. Кенди бар состоял из оригинальных сладостей, которые так и хотелось каждому гостю попробовать прям при входе или после фотосессии.
  2. С 16:30 на столах были выставлены фрукты, закуски и салаты с напитками, каждый гость, как только хотел — мог перекусить. До 17:20 мы запланировали, что на столы больше ничего не подается. Гостям были доступны на выбор четыре вида салата, фруктовые композиции и несколько видов разных нарезок и закусок.
  3. С 18:30 стали выносить два вида горячего (мясо и рыба).
  4. В 23:30 вынесли торт и им угостили присутствующих.

Мы специально потом качественно спрашивали гостей – никто голодным не остался, даже на наши хитрые вопросы про качества блюд и размеры порций, все высказались положительно.

 

Наши очень тонкие моменты (где все прошло по грани…)

Гостей пригласили к 17:00 и многократно повторили, что программа начнется вовремя и просьба не опаздывать! Но в наше время, да еще в праздничный день, пунктуальности ждать даже от самых лучших гостей трудно.

В 17:12 пришедших было меньше 10 человек и Анна подходила ко мне с круглыми от ужаса глазами и спрашивала: «Это что? Все мои гости? Что же делать со всем мероприятием? Программа, столько еды и пр.?»

В 17:17 она не выдержала, и не смотря на приход еще одного гостя, начала делать контрольные звонки, чтобы понять, кто точно едет, почему опаздывает, и когда будет.

К 18:00 пришла половина гостей и задуманный сценарий стал реализовываться по сути без точки отсчета, прошло все плавно и совершенно незаметно для гостей – на входе встречали ведущие и мимы, шоу сочеталось с фотоссессией, сразу же предлагались тосты и возможность закусить. Самый тонкий и важный момент, что мимы согласились задержаться на полтора часа больше запланированного времени.

Мы и все гости получили серию отличных фотографий сразу при входе и около фотозоны, затем в перерывах на это никто не отвлекался – это хороший плюс, для девушек особенно, так как они попадали в кадр в самом лучшем виде, а не после танцев и еды.

Полноценно запланированный сценарий шоу и интервью гостей в формате Камеди запустили только в 18:45 и это наложило сильный отпечаток на всю дальнейшую программу:

  1. Ведущие вынуждены были в буквальном смысле «прогонять» всех гостей по сценарию, и так же быстро без пауз, вставлять артистов.
  2. Гости достаточно громко возмущались несколько раз, что им не дают спокойно покурить и выпить, прямо гоняют туда сюда.
  3. Артистам тоже пришлось не легко – даже на видео видны моменты, что еще один не успел сойти со сцены, а Дмитрий уже запустил в действие следующий блок.
  4. Такой жесткий и плотный ритм создал атмосферу концентрированных эмоций, большинство гостей в итоге получили феерично позитивные впечатления. Так как даже смонтированный фильм о жизни Анны, с момента ее рождения и до приезда в Краснодар, пришелся очень кстати – гости смогли спокойно перевести дух и чуть чуть отдохнуть, рассматривая кадры посещения десятков стран мира.
  5. Так же сложно и пришлось официантам, так как спокойно обслуживать не получилось – в определенные моменты просто не было возможности, зато в другое время сразу у всех все заканчивалось и приходилось им буквально бегать.
  6. Такой активный темп мероприятия включил в такое же состояние наших фото и видео специалистов, так как съемки велись на три фотоаппарата и три видео камеры, то мы получили больше десяти тысяч фотографий и около 30 часов видео. С таким объемом контента мы разбирались больше месяца и большинство гостей уже успели подумать о нас, что угодно нехорошее, пока мы всем отправили ссылки на папку с фотографиями, а полное видео в запланированном формате не доработано даже сейчас (в дни написание этой статьи).
  7. У нас получился не самый лучший перекос при расставании с гостями – встречали всех с объятиями и фотосессиями каждого движения, а кто и как уезжал, к сожалению, так качественно отблагодарить за участие в юбилее каждого гостя, не получилось.. Так как одновременно шла интенсивная шоу программа, а в конце мы в таком же быстром темпе стали собирать и разбирать оборудование, подарки, цветы, одежду и прочее (на заметку организаторам юбилеев – лучше заложить на этот блок заранее много часов и точно его не совмещать с еще присутствующими гостями).

Юбилей Анны Легенды

     8. Последнее – мы очень активно поднимали и поднимали градус веселья и на максимальной ноте «вдруг» сказали, что мероприятие завершено – именно в этот момент, как минимум половина гостей еще очень и очень хотела танцевать до утра! Это часть эмоций конечно очень приятна, отмечающему юбилей, ведущему, организаторам, артистам, но есть два варианта развития таких событий:

А – гости расходятся с чувством недополученных эмоций отдыха, общения и т.д., зато с удовольствием приезжают на следующие мероприятия от организовавших это.

В – гостей «гуляют» до упаду, в буквальном смысле – зал арендуется до утра, с хорошим резервом еды, алкоголя и каждому оказывается «честь» до того момента, пока он не заснет за столом или его не положат в такси. Но этот формат предполагает «железные» нервы всех – юбиляра, ведущего, организаторов, потому что именно в таком сценарии наиболее часты конфликты, возникающие из-за пустяков или вообще без причины.

Мы очень дорожили хорошим отношением гостей, которых пригласили, поэтому заранее четко планировали, что идем по варианту «А». Но немножко пришлось даже чуток успокаивать разгорячившихся гостей, обнимая пообещать, что следующий юбилей от нас будет обязательно более продолжительный, чем этот!

Следующий юбилей Анны Легенды мы планируем проводить в 2029 году.

Мы уверены, что наш профессионализм и возможности позволят организовать для гостей праздник проведения юбилея еще интереснее!

Смотрите видео, как прошел Юбилей Анны Легенды

Фото с мероприятия можно посмотреть в альбоме группы Vkontakte.

 

Связаться с нами 

 

Share Button
Закладка Постоянная ссылка.

Добавить комментарий